ششمین جلسه کارگروه در تاریخ ۲۷ مهرماه با حضور حداکثری اعضا برگزار و موارد زیر مورد بررسی و تبادل نظر قرار گرفت:

• رأی شماره ۱۴۰۴۳۱۳۹۰۰۰۱۵۴۳۵۳۶ مورخ ۲۵ شهریورماه ۱۴۰۴ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری مورد بررسی قرار گرفت. در این رأی تصریح شده است که رسیدگی به اعتراض سازمان تأمین اجتماعی نسبت به آراء مراجع حل اختلاف کار در صلاحیت خود تشخیص داده شده و این تصمیم صحیح و منطبق با موازین قانونی است. این رأی براساس ماده ۸۹ قانون دیوان عدالت اداری اصلاحی مصوب ۱۰ اردیبهشت ۱۴۰۲ برای شعب دیوان و مراجع اداری و همچنین برای هیأت‌های تخصصی و هیأت عمومی در مورد رسیدگی به ابطال مصوبات موضوع بند ۱ ماده ۱۲ این قانون در ارتباط با آن موضوع لازم‌الاتباع است.

• برنامه‌های کارگروه و عناوین موضوعات قابل ارائه برای ماه‌های باقی‌مانده سال توسط آقای مهندس صالح، دبیر محترم کارگروه، تدوین گردید.

• در ادامه، آقای دکتر راستین، نماینده محترم هلدینگ لبنیات دلیران عنصری، در ارتباط با مبحث جذب نیروی انسانی، درج آگهی مؤثر، مصاحبه و آنبوردینگ (فرایند آشنا کردن و وارد کردن فرد جدید به یک سیستم)، مطالب زیر را ارائه نمودند:

ویژگی‌های کلیدی یک آگهی استخدام مناسب:

• اطلاعات شفاف و دقیق:
  • عنوان شغلی واضح؛ برای مثال «کارشناس فروش تلفنی» بهتر از «نیروی فروش» است.
  • شرح وظایف مشخص؛ توضیح دهید فرد استخدام‌شده دقیقاً چه کارهایی انجام خواهد داد.
  • شرایط احراز؛ شامل تحصیلات، مهارت‌ها، سابقه کار، زبان، نرم‌افزارهای مورد نیاز و غیره.
  • محل کار؛ آدرس یا منطقه کاری، امکان دورکاری یا نیاز به حضور فیزیکی.

• اطلاعات حقوق و مزایا:
  • حقوق پایه یا بازه حقوقی (حتی به صورت تقریبی)، که باعث افزایش اعتماد می‌شود.
  • مزایا؛ بیمه، پاداش، اضافه‌کاری، امکان ارتقاء، آموزش، وعده‌های غذایی، سرویس رفت‌و‌برگشت و غیره.

• درج تصویر مناسب و مرتبط با موضوع آگهی.

مصاحبه با کارجو شامل مراحل زیر است:
۱. قبل از شروع مصاحبه، درباره متقاضی تحقیق کنید؛ رزومه، لینکدین، نمونه‌کارها یا وب‌سایت شخصی را بررسی کنید. به سوابق شغلی، مهارت‌ها، علایق حرفه‌ای و پروژه‌های انجام‌شده توجه داشته باشید. این کار باعث می‌شود مصاحبه هدفمندتر باشد و نشان دهد برای وقت متقاضی ارزش قائل هستید.

۲. برای هر مصاحبه حداقل ۱۵ و حداکثر ۳۰ دقیقه زمان بگذارید. زمان کافی برای پرسش، پاسخ و ارزیابی لازم است. مصاحبه کوتاه و سطحی باعث تصمیم‌گیری اشتباه یا از دست دادن استعدادهای خوب می‌شود.

۳. تمام اطلاعات مربوط به متقاضی را در دسترس قرار دهید. رزومه، یادداشت‌های تماس قبلی و نتایج آزمون‌ها یا ارزیابی‌های اولیه را آماده داشته باشید. اگر چند مصاحبه‌گر حضور دارند، اطلاعات را با همه به اشتراک بگذارید تا از پرسش‌های تکراری و بی‌ربط جلوگیری شود.

۴. مشخص کنید از کارمند آینده خود چه می‌خواهید. قبل از مصاحبه، ویژگی‌های کلیدی مورد نظر شامل مهارت‌ها، تجربه، شخصیت و سبک کاری را تعیین کنید. همچنین مشخص کنید به دنبال فردی برای رشد بلندمدت هستید یا رفع یک نیاز فوری. وظایف، انتظارات، معیارهای موفقیت و چالش‌های شغل را صادقانه بیان کنید. شفافیت باعث می‌شود متقاضی تصمیم آگاهانه‌تری بگیرد و احتمال ترک شغل کاهش یابد.

۵. از ساختار مصاحبه منسجم و پیوسته پیروی کنید. مصاحبه را با معرفی شروع کنید، سپس به پرسش‌ها بپردازید و در پایان جمع‌بندی کنید. از چک‌لیست یا فرم ارزیابی استفاده کنید تا همه متقاضیان به صورت منصفانه بررسی شوند. ساختار منسجم باعث کاهش سوگیری و افزایش دقت در تصمیم‌گیری می‌شود.

۶. سؤالات مناسبی را مطرح کنید. سؤالات باید مرتبط با موقعیت شغلی و اهداف سازمان باشند. از ترکیب سؤالات رفتاری و فنی استفاده کنید و از پرسش‌های کلیشه‌ای یا غیرمرتبط پرهیز کنید.

۷. مشخص کنید متقاضیان را چگونه رتبه‌بندی می‌کنید. معیارهای ارزیابی را از قبل تعیین کنید (مهارت فنی، ارتباطات، انگیزه، فرهنگ‌پذیری و غیره). از فرم‌های امتیازدهی یا ماتریس مقایسه استفاده کنید تا انتخاب نهایی بر اساس داده و تحلیل باشد، نه احساس یا حدس.

چک‌لیست فرآیند آنبوردینگ:

• ارائه اطلاعات درباره شرکت؛ معرفی تاریخچه، مأموریت، چشم‌انداز و ساختار سازمانی برای ایجاد درک اولیه.

• تعیین نحوه پرداخت حقوق و دستمزد؛ شفاف‌سازی زمان، روش و جزئیات پرداخت جهت جلوگیری از ابهام.

• توضیح مزایای شرکت؛ شامل بیمه، مرخصی، پاداش و تسهیلات رفاهی.

• دعوت برای شرکت در جلسات تیمی و سازمانی جهت تسهیل ارتباطات.

• ترتیب دادن جلسه یک به یک با منتور یا هم‌تیمی برای انتقال تجربه و تسهیل تطبیق.

• مرور سیاست‌های شرکت؛ مقررات داخلی، رفتار حرفه‌ای، امنیت اطلاعات و سیاست‌های منابع انسانی.

• تور شرکت‌گردی؛ آشنایی حضوری با فضاهای کاری، امکانات و واحدهای مختلف شرکت.

• بیان انتظارات از شخص؛ تشریح دقیق وظایف، اهداف و شاخص‌های عملکرد مورد انتظار.

• معرفی شخص تازه استخدام‌شده؛ اطلاع‌رسانی رسمی به تیم‌ها برای تسهیل پذیرش و تعامل.

• جلسه یک به یک با مدیران برای هم‌راستایی اهداف و شناخت متقابل.

• واگذاری اولین پروژه برای شروع عملی و ارزیابی اولیه.

• ارائه مدارک مورد نیاز؛ دریافت مدارک شناسایی، تحصیلی و بانکی جهت تکمیل پرونده استخدامی.

• بایگانی قرارداد کارمند در سیستم منابع انسانی.

• بررسی سوابق شغلی و امنیتی کارمند مطابق با سیاست‌های استخدامی.

• ایجاد و فعال‌سازی ایمیل سازمانی برای ارتباطات داخلی.

• ارسال ایمیل خوش‌آمدگویی از طرف شرکت برای ایجاد حس تعلق.

• آرشیو اطلاعات فردی، شغلی و اداری در سیستم‌های HR.

• آماده کردن تیم برای عضو جدید و هماهنگی جهت همکاری مؤثر.

• ارائه دفترچه راهنمای شرکت شامل فرآیندها، سیاست‌ها و ابزارهای کاری.

• آماده کردن فضای کار و میز با تجهیزات مورد نیاز.

• تهیه و تحویل ابزارهای کاری مانند لپ‌تاپ، نرم‌افزارها و کارت دسترسی.

• فعال‌سازی دسترسی به سامانه‌های داخلی مانند حضور و غیاب، درخواست‌ها و منابع آموزشی.

با توجه به اتمام وقت جلسه، مقرر شد ادامه مبحث در جلسات آتی ارائه شود.